Privatlivspolitik for Tommerup Boldklub

6. juli 2020

Vi behandler personoplysninger og skal overholde lovgivningen og principperne for god databehandlingsskik. Derfor har bestyrelsen i Tommerup Boldklub d. 6. juli 2020 vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller, hvordan vi behandler personoplysninger, der sikrer en lovlig og gennemsigtig behandling.

Vi behandler udelukkende personoplysninger til klare og saglige formål og ud fra foreningens legitime interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige for at opfylde de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige – eller når du beder os om det.

Vi er ansvarlige for behandling af dine personoplysninger

Tommerup Boldklub er dataansvarlig, og vi sikrer, at vores medlemmers (herunder både spillere, trænere, holdledere og andre aktører), personoplysninger behandles i overensstemmelse med gældende lovgivning.

Du kan altid kontakte foreningens data-kontaktperson, som er:

Nicolaj Rønstrup
nicolaj.ronstrup@gmail.com
+45 53 36 97 88

Behandling af personoplysninger

Vi behandler følgende personoplysninger:

Oplysninger om medlemmer (spillere):

Almindelige personoplysninger
Fx kontaktoplysninger som navn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, mailadresse.

Følsomme personoplysninger
Fx et medlems sygdomshistorik og lign.

Oplysninger om trænere, assistenter, koordinatorer og andre ledere:

Almindelige personoplysninger
Fx kontaktoplysninger som adresser, telefonnummer og mailadresser.

Fortrolige personoplysninger
Cpr-numre og oplysninger om strafbare forhold (fx børneattest).

Følsomme personoplysninger
Fx et medlems sygdomshistorik og lign.

Andre oplysninger:
Oplysninger om tillidsposter og andre hverv i relation til foreningen og bankkontonummer.

Oplysninger om frivillige:

Almindelige personoplysninger
Fx kontaktoplysninger som adresser, telefonnummer og mailadresser.

Fortrolige personoplysninger
Cpr-numre og oplysninger om strafbare forhold (fx børneattest).

Følsomme personoplysninger
Fx et medlems sygdomshistorik, religiøs overbevisning og lign.

Andre oplysninger:
Oplysninger om tillidsposter og andre hverv i relation til foreningen og bankkontonummer.

Her indsamler vi oplysninger fra

Normalt får vi oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde kan der være andre kilder, fx:

• Offentlige myndigheder, fx nødvendige skatteoplysninger ved udbetaling af løn eller børneattester.
• DBU, fx fodboldpas, trænerkurser og lign.
• Sociale medier eller andre kanaler som er offentligt tilgængelige.

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund (hjemmel). Lovlige grunde til at behandle oplysninger om dig er:

• At vi som forening har en legitim interesse i at behandle dine oplysninger.
• At det er nødvendigt for, at vi kan opfylde en aftale med dig.
• At loven stiller krav om, at vi behandler dine oplysninger.
• At du har givet samtykke til, at vi kan behandle dine oplysninger.

Formålene med at behandle oplysninger om foreningens spillere er:

• At behandle medlemsoplysninger – herunder at opkræve kontingent og evt. sende nyhedsbrev.
• At vi kan drive foreningens aktiviteter, herunder planlægge, gennemføre og følge op på dem.
• At opfylde lovgivning, herunder krav i serviceloven.
• At kunne levere varer og ydelser du har bestilt.
• At administrere din relation til foreningen.

Formålene med at behandle oplysninger om foreningens trænere, assistenter, koordinatorer og andre ledere er:

• At vi kan koordinere og håndtere trænere og lederes opgaver i foreningen.
• At vi har overblik over og kan udvikle erfaringer og kompetencer, herunder give tilbud om fx trænerkurser og andre kompetenceudviklende initiativer.
• At opfylde lovgivning, herunder krav i serviceloven (fx kravet om at indhente børneattest på trænere og andre, som arbejder med børn under 15 år).
• At kunne udbetale transport- og rejsegodtgørelser, refusion og lignende.
• At administrere din relation til foreningen.

Formålene med at behandle oplysninger om foreningens frivillige er:

• At vi kan koordinere og håndtere frivilliges opgaver i foreningen.
• At vi har overblik over og kan udvikle frivilliges erfaringer og kompetencer, herunder give tilbud om fx kurser og kompetenceudvikling.
• At opfylde lovgivning, herunder krav i serviceloven (fx kravet om at indhente børneattest på frivillige (og andre) som arbejder med børn under 15 år).
• At kunne udbetale transport og rejsegodtgørelser, refusion og lign.
• At administrere din relation til foreningen.

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger, sker det alene på baggrund af foreningens berettigede og legitime interesser som er:

• At håndtere dine medlemsrettigheder (fx på generalforsamlingen) i henhold til foreningens vedtægter.
• At du kan opfylde dine forpligtelser som medlem af foreningen, herunder betale kontingent, indhente børneattest mv.
• At kunne planlægge og afholde sociale arrangementer og aktiviteter.
• At kunne vise situationsbilleder fra konkret aktivitet eller arrangement i foreningen.
• At bevare oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende. Fx antal førsteholdskampe.

Samtykke

Når vi behandler oplysninger om dig, sker det ofte på et andet lovligt grundlag end dit samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Indsamler vi personoplysninger på børn via informationstjenester (apps og sociale medier), kan børn fra og med de er fyldt 15 år selv afgive samtykke.

Samtykke ved brug af billeder

I henhold til brugen af billeder, tages der udgangspunkt i Datatilsynets praksis fra september 2019. Denne praksis kræver IKKE at der indhentes samtykke. Praksissen tager udgangspunkt i følgende:

• Almindelige billeder
  Ved almindelige billeder forstås, at billedet viser identificerbare personer, og ikke indeholder følsomme oplysninger, for eksempel skader, eller oplysninger om straf. Indeholder billedet ikke identificerbare personer, er det slet ikke omfattet af reglerne om personoplysninger. Personer er identificerbare, hvis de kan genkendes, så det er uden betydning, om der er knyttet navne til billedet.
• Harmløse billeder
  Ved harmløse billeder forstås, at der er et naturligt formål med at bruge billedet, og at billedet vurderet ud fra almindelig fornuft ikke udstiller, udnytter eller krænker nogen af de personer, der er på billedet. Hvis der er børn og unge på billedet, skal man være ekstra opmærksom på, om billedet er harmløst.

Der kræves som udgangspunkt ikke samtykke til:

• Billeder af de aktive under et løb eller i træning og kamp
• Billeder af tilskuere
• Holdbilleder
• Billeder af bestyrelsesmedlemmer og trænere

Her kræves som udgangspunkt samtykke:

• Billeder fra omklædningsrum
• Afklædte børn og unge i fx svømmehal
• Billeder fra baren og dansegulvet ved klubfest
• Billeder, der viser skader på udøvere.
• Kommerciel brug til reklame for sponsor

Tommerup Boldklub opfordrer alle spillere og trænere til at undgå fotografering i omklædningsrum.

 Videregivelse af dine personoplysninger

Vi videregiver ikke oplysninger om dig til andre uden for foreningen uden dit samtykke. Personoplysninger kan blive nævnt, vurderet og diskuteret på bestyrelsesmøder. Bestyrelsen arbejder naturligvis fortroligt, og kun i strafferetslige tilfælde, vil informationer blive givet videre til relevante myndigheder, politi eller lignende.  

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen, som træner/ leder eller som frivillig:

Medlemmer (spillere)
Vi sletter almindelige-, fortrolige- og følsomme oplysninger om dig et halvt år efter at dit medlemskab, er ophørt. Statistik til ’historisk’ brug, som fx antal førsteholdskampe vil blive bevaret, medmindre der gives eksplicit udtryk om andet.

Trænere, assistenter, koordinatorer og andre ledere
Alle trænere, holdledere, koordinatorer og lign, der har kontakt med spillere under 15 år, får oprettet et beskyttet dokument der opbevares på DBUs server. Dette dokument kan kun tilgås af den dataansvarlige samt den til hver tid siddende formand. Dette dokument indeholder navn, CPR-nr., trænerrolle samt informationer om hvorvidt at børneattest er indhentet.

Frivillige
Vi sletter oplysninger om dig, et halvt år efter at dit frivillige arbejde ophører.

Dine rettigheder

Når vi behandler dine oplysninger, har du iflg. persondataforordningen en række rettigheder:

• Du har ret til at blive oplyst om, at vi behandler oplysninger om dig – det er det vi oplyser dig om i denne privatlivspolitik (som forening har vi oplysningspligt)
• Du har ret til at få indsigt i de oplysninger vi behandler om dig (indsigtsret)
• Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig berigtiget (retten til berigtigelse)
• Du har ret til at få oplysninger om dig slettet (retten til at blive glemt)
• Du har ret til at gøre indsigelse mod, at dine oplysninger anvendes til markedsføring (som fx brug på sociale medier)
• Du har ret til at flytte dine oplysninger – dvs. at vi skal udlevere de oplysninger vi har om dig i et almindeligt anvendt format (retten til dataportabilitet)

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Du finder kontaktoplysninger øverst her i privatlivspolitikken. Henvender du dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan indgive klage til tilsynsmyndighederne - Datatilsynet - over behandling af dine personoplysninger.

Revision af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os ret til at ændre foreningens privatlivspolitik. Når vi ændrer privatlivspolitikken, ændrer vi også datoen øverst i dette dokument. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.